تجنّب إضافة الكثير من الأشكال والألوان الفاقعة، ولا تستخدم ميزةً ما فقط لأنك تحبها أو تريد إضافتها، فهي غالباً تسيء إلى جمالية الملف. إذ عليك أن تبقيه بسيطاً قدر الإمكان. تذكّر أيضاً أن أساس أي ملف وورد هو المحتوى أو النص، ولذلك عليك تجنّب إضافة الصور التي لا معنى لها.

تذكر أيضاً أن تترك قدراً كافياً من المساحات البيضاء، لأن تراص الأسطر والفقرات يجعلها صعبة القراءة.

لا تستخدم عموماً أي نوع خط غريب أو فيه الكثير من الزخارف، بل استخدم فونتاً بسيطاً سهل القراءة. يختلف نوع الخط المفضّل حسب الغرض من ملفّك.

فإذا كنت تكتب تقريراً رسمياً استخدم Times New Roman أو Arial.

أما إذا كنت تكتب بحثاً أكاديمياً فغالباً ما تكون هناك قواعد خاصة يجب أن تلتزم بها بما فيها نوع الخط وحجمه والتباعد بين الأسطر وغيرها. وإن لم يكن هناك نوع خط محدد ضمن هذه القواعد فاستخدم أحد النوعين السابقين.

إذا كنت تكتب بغرض آخر غير ما سبق، فيمكنك اختيار نوع الخط الذي تحب، بشرط ألا يكون خارجاً عن المألوف أو صعب القراءة. يمكنك مثلاً اختيار Sakkal Majalla أو Calibri. ومن أنواع الخط الحديثة التي يمكنك استخدامها في المنشورات الترويجية Dubai وSegoe.

عموماً، يجب أن يكون نوع الخط واحداً في كل الملف، ولكن من المقبول أن يكون للعناوين فونت خاص يختلف عن فونت الفقرات.

وهو غالباً 12 بالنسبة لمحتوى الفقرات، وأكبر من ذلك بقليل للعناوين. وهو أيضاً ما يُطلب عادةً في الأبحاث الأكاديمية. وعموماً فإن أي حجم خط بين الـ11 والـ14 يعد مقبولاً.

من الأفضل ألّا تغيّر أي شيء آخر في مواصفات الخط، وخاصةً الألوان. أما إذا أردت التأكيد على كلمة معيّنة فاستخدم الـBold عن طريق الاختصار Ctrl + B، أو ضع خطاً تحتها عن طريق الاختصار Ctrl + U، أو اكتبها بالمائل بواسطة الاختصار Ctrl + i.

إذا لم يكن هناك قواعد محددة للهوامش، فاستخدم هامشاً 1″ من كل الجوانب. إلّا إذا كنت تريد تجليد بحثك بعد طباعته، فعندها يجب أن تترك هامشاً أكبر من الأيمن 1½” تقريباً.

إذا لم تكن قواعد التنسيق التي تتبعها تملي عليك أن تستخدم الضبط Justify، فيجب عليك محاذاة الفقرات إلى الأيمن. وذلك لأن الضبط يغيّر من المسافات بين الكلمات، وبالتالي قد يجعل قراءة النص صعباً بعض الشيء. كما أنه قد يسبب بعض المشاكل إن كان في السطر عدد قليل من الكلمات. حيث تستخدم خاصية الضبط عادةً عند كتابة أبيات الشعر أو في تنسيق الجرائد وبعض الكتب.

لاحظ خاصية الضبط في أيمن الصورة، والمحاذاة نحو الأيمن في أيسرها.

يمكنك استخدام الاختصار Ctrl + R لمحاذاة النص نحو الأيمن، وCtrl + L لمحاذاته نحو الأيسر، وCtrl + E لتوسيطه.

فهذا يساعد القارئ على تمييز بداية الفقرة الجديدة. يمكنك تطبيق ذلك في كل الفقرات، عدا أول فقرة بعد العنوان التي يدل العنوان الذي يسبقها على أنها فقرة جديدة.

لتنفيذ هذا الأمر، لا تستخدم الـSpace لترك عدة فراغات في بداية كل فقرة، ولا تستخدم أيضاً الـTab لذلك، بل يمكنك من خلال إعدادات الفقرة كالتالي:

الأفضل وضع الصور بعد انتهاء الفقرة التي ذكرت فيها -وليس ضمنها- فهذا يجعل قراءة الملف أسهل.

بشكل عام فإن كثيراً من المستخدمين يجدون صعوبةً في التعامل مع الصور، وذلك لصعوبة تحريكها وتأثيرها على النص المحيط بها. وكل ما عليك فعله هو اختيار مربّع Square من ضمن خيارات التفاف النص حول الصورة Wrap Text.

ومن ثم محاذاتها نحو الوسط من خلال قائمة المحاذاة :

يمكنك التعديل على تباعد الأسطر من خلال إعدادات الفقرة أيضاً

إذا كنت تكتب بحثاً أكاديمياً فالتزم بالتعليمات أولاً. وإذا لم تكن التعليمات ملزمةً بتباعد معيّن فاختر التباعد المزدوج Double.

بينما يستخدم الموظفون في المكاتب والأعمال اليومية تباعداً مفرداً Single لتوفير الورق عند الطباعة وعدم الإكثار من المسافات البيضاء.

أما إذا كان الاستخدام الوحيد للملف الذي تعمل عليه إلكترونياً. فإن التباعد 1.5 يكون مناسباً ويجعل قراءة الفقرات أسهل.

كلما كان الملف الذي تعمل عليه أطول، زادت أهمية العناوين الفرعية، وذلك لأن قراءته تصبح أسهل بتقسيمه إلى فقرات قصيرة.

يمكن أن يكون استخدام التعدادات مفيداً لهذا الغرض أيضاً، كما تجذب القارئ نحو النقاط المهمة.

تأتي أهمية استخدام العناوين الفرعية أيضاً أنها تجعل إنشاء جدول المحتويات أمراً سهلاً وسريعاً. وإليك طريقة إنشاء جدول المحتويات:

عليك أولاً أن تحدد كل عنوان وتختر صفته من قائمة التنسيقات الجاهزة

حيث اختر للعنوان الرئيسي الـHeading 1، وللعناوين الفرعية Heading 2، وللعناوين تحت الفرعية Heading 3، وهكذا.

يمكنك التعديل على تنسيق هذه العناوين قبل ذلك من خلال النقر بزر الفأرة الأيمن على التنسيق الذي تريد تعديله ومن ثم اختر تعديل Modify. بعد ذلك ستظهر لك نافذة يمكنك من خلالها تعديل التنسيق كما تحب.

بعد أن تقوم بالعملية السابقة لكل العناوين الرئيسية والفرعية وتحت الفرعية، انتقل إلى قائمة “مراجع” أو References وستجد أول خيار هو إضافة جدول المحتويات Table of Contents الذي يمكنك من خلاله اختيار شكل الجدول الذي تريد

وبعد ذلك سيظهر لك جدول المحتويات كاملاً وجاهزاً

يجب أن ننوّه إلى أنك إن أجريت أي تعديل على العناوين أو على ترتيب الصفحات فلن تشاهد هذه التعديلات على جدول المحتويات المضاف إلّا إذا قمت بتحديث محتوياته 

تفيد فواصل الأقسام section breaks في الفصل بين جزأين للملف مختلفين في التنسيق. أي يمكن أن يكون الجزء الأول يحتوي على عمودين والجزء الثاني على عمود واحد، أو أن يكون القسم الأول يعتمد على الأرقام الإنجليزية والثاني على الأرقام العربية، أو لجعل بعض الصفحات طوليّة وبعضها عرضيّة، أو لبدء ترقيم الصفحات من جديد وهكذا.

يمكنك استخدام فواصل الصفحات من خلال “المظهر” Layout ومن ثم اختيار “فواصل” أو Breaks ومن ثم اختيار أحد فواصل الأقسام section breaks.

فالفاصل الأول Next Page يجعل القسم التالي يبدأ من صفحة جديدة

والفاصل الثاني Continuous يبقي على القسم الثاني في نفس الصفحة

والفاصل الثالث Even Page يجعل القسم التالي يبدأ من الصفحة الزوجية التالية

والرابع Odd Page يجعل القسم التالي يبدأ من الصفحة الفردية الثالثة.

تعد هذه الفواصل مفيدةً بشكل خاص إذا كان الملف الذي تعمل عليه كبيراً ويحتوي أقساماً عدّة.

وأخيراً ننصحك بالانتهاء من كتابة كامل الملف، ومن ثم يمكنك البدء بتنسيقه، حيث ننصحك بالبدء باختيار نوع الخط أولاً ومن ثم باقي الأمور التي ذكرناها.

تصميم وورد احترافي

تنسيق المستند في الوورد

تنسيق ملف وورد اون لاين

تنسيق الطباعة في الوورد

تنسيق الكتب وإعدادها للطباعة

كيفية كتابة كتاب رسمي بالوورد